1 Une organisation fidèle à votre logiciel

Pour que vous vous repériez instantanément, les menus de ce guide sont calqués exactement sur l'interface officielle d'Invoice Ninja. Tout est divisé en deux grandes rubriques :

À l'intérieur de ces deux rubriques, chaque sous-rubrique reprend mot pour mot les noms des menus que vous lisez sur votre écran. Pas de surprise, vous savez toujours exactement où vous vous trouvez.

2 Ne perdez pas de temps inutilement

Invoice Ninja est un outil extrêmement complet, mais vous n'avez probablement pas besoin de tout utiliser dès le premier jour.

3 Des explications courtes et claires

Pour chaque sous-catégorie, nous avons éliminé les grands pavés de texte théoriques :

• Chaque fiche est **concise** et va droit au but.
• Les étapes sont listées dans l'ordre (1, 2, 3) pour être appliquées en direct.
• Les conseils mettent en avant les bonnes pratiques et les pièges réglementaires à éviter.

1 Les 4 indicateurs clés (Les compteurs flash)

En haut de l'écran, quatre blocs dynamiques résument instantanément votre situation financière :

2 Les Graphiques de Performance

Le centre de la page est occupé par des graphiques visuels (courbes ou diagrammes en barres) pour analyser l'évolution de votre business :

• 📈 Évolution des revenus : Permet de comparer vos encaissements mois par mois. Idéal pour repérer la saisonnalité de votre activité ou mesurer votre croissance d'une année sur l'autre.
• 📉 Flux de trésorerie (Cash Flow) : Si vous utilisez la rubrique Dépenses, ce graphique croise la courbe de vos revenus et celle de vos frais. L'espace entre les deux courbes représente visuellement votre marge nette.

3 Le flux d'activité en temps réel (Activity Feed)

Situé généralement sur le côté droit ou en bas de page, ce fil d'actualité chronologique liste toutes les dernières actions passées sur votre instance pour savoir ce qu'il se passe minute par minute :

1 Accéder à l'espace Clients

Depuis le tableau de bord principal, repérez le menu latéral gauche.

• ➔ Cliquez sur l'onglet Clients.
• ➔ Vous arrivez sur la vue d'ensemble (la liste de vos clients). Pour en ajouter un, cliquez sur le bouton bleu + Nouveau Client (ou New Client) en haut à droite.

2 Remplir la fiche Client : Les informations clés

L'interface de création est divisée en plusieurs onglets. Voici les champs essentiels à compléter :

3 Paramètres avancés du client (Options complémentaires)

En bas de la page ou via les onglets secondaires, vous trouverez des options cruciales pour automatiser votre gestion :

• Devise : Par défaut celle de votre entreprise, mais modifiable si vous facturez à l'étranger.
• Langue : Permet d'envoyer les factures et l'accès au portail client dans la langue de votre choix.
• Conditions de paiement : Définissez le délai par défaut (ex: Payant à réception, à 30 jours, etc.).
• TVA / Taxe : Si le client est exonéré (ex: association ou client international), c'est ici que vous configurez les spécificités fiscales.

4 Le Portail Client (L'atout d'Invoice Ninja)

Chaque client dispose d'un espace en ligne dédié et sécurisé.

Mot de passe du portail : Vous pouvez en définir un ou laisser le système générer un lien d'accès unique.

1 Accéder à l'espace Produits

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur l'onglet Produits.
• ➔ Pour ajouter une nouvelle référence, cliquez sur le bouton bleu + Nouveau Produit (ou New Product) en haut à droite.

2 Remplir la fiche Produit

L'interface de création est directe et centralise toutes les informations sur une seule page :

3 Paramètres fiscaux et comptables (Avancé)

En bas de la fiche produit, vous pouvez affiner les réglages pour automatiser votre comptabilité :

• Taxes : Si ce produit est soumis à un taux de TVA spécifique (ex: taux standard à 20% ou taux réduit), vous pouvez lui attribuer sa taxe par défaut ici.
• Coût du produit (Product Cost) : (Optionnel) Renseignez votre coût d'achat ou de revient pour que le tableau de bord puisse calculer automatiquement votre marge nette sur les rapports de vente.

4 Valider et Enregistrer

Cliquez sur le bouton Sauvegarder en bas à droite. Votre produit est désormais enregistré.

1 Créer une nouvelle facture

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Factures.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouvelle Facture en haut à droite.

2 Configurez l'en-tête (Client et Dates)

• Client : Cliquez dans le champ et tapez les premières lettres de votre client, puis sélectionnez-le. Ses informations (adresse, devis, devise) se chargent automatiquement.
• Numéro de facture : Généré automatiquement selon votre propre compteur (ex: FAC-2026-001).
• Date de facturation : Par défaut, la date du jour.
• Échéance (Due Date) : La date limite de paiement (calculée automatiquement si configurée sur la fiche client, ex: à 30 jours).

3 Ajouter les lignes de prestations / produits

C'est ici que vous listez ce qui est facturé :

• Produit (Product) : Tapez la Clé du produit créée précédemment. La description et le prix unitaire se remplissent tout seuls.
• Quantité : Ajustez le nombre d'unités ou d'heures. Le montant total de la ligne se calcule instantanément.

4 Aperçu en temps réel et Personnalisation

L'un des grands points forts d'Invoice Ninja est l'affichage de l'aperçu du PDF en direct (généralement sur la partie droite ou en bas de l'écran).

• Design : Vous pouvez changer de modèle de facture à la volée pour adapter le visuel à votre charte graphique.
• Notes publiques : Ajoutez un message personnalisé visible par le client (ex: "Merci pour votre confiance").
• Termes (Conditions) : Rappelez ici vos conditions de règlement ou vos mentions légales spécifiques (ex: "TVA non applicable, art. 293 B du CGI").

5 Enregistrement et Envoi

Une fois la facture finalisée, plusieurs options s'offrent à vous en bas de page :

• Sauvegarder en brouillon : Enregistre la facture sans lui attribuer définitivement son numéro officiel. Idéal si vous devez la modifier plus tard.
• Valider (Mark Sent / Email Invoice) :
  • La facture passe au statut "Envoyé".
  • Le système génère le mail automatique contenant le lien vers le Portail Client et le PDF en pièce jointe.

1 Créer une facture récurrente

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Factures Récurrentes.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouvelle Facture Récurrente en haut à droite.

2 Configurer la planification (Fréquence et Durée)

C'est ici que vous définissez le rythme de l'automatisation :

• Fréquence (Frequency) : Choisissez l'intervalle de répétition (ex: Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel, Annuel).
• Date de début (Start Date) : Indiquez le jour où la toute première facture de la série doit être générée.
• Date de fin (End Date) : (Optionnel) Laissez vide si le contrat est à durée indéterminée, ou fixez une date limite (ex: fin d'un contrat de 12 mois).
• Prochaine occurrence : Le système vous indique automatiquement la date du prochain envoi pour contrôle.

3 Remplir le contenu de la facture

Procédez comme pour une facture standard (sélection du client et ajout des produits).

4 Choisir le mode d'exécution (Le niveau d'automatisation)

En bas ou dans les paramètres latéraux, vous devez choisir comment Invoice Ninja doit se commporter le jour J :

1 Enregistrer un paiement manuellement

Si votre client vous règle par virement bancaire, chèque ou espèces, vous devez saisir le paiement à la main pour lettrer la facture :

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paiements.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouveau Paiement en haut à droite.
• Sélection du client : Choisissez le client concerné. Invoice Ninja affiche alors la liste de ses factures en attente.
• Montant : Saisissez la somme reçue. Par défaut, le système l'affecte à la facture due la plus ancienne, mais vous pouvez cocher manuellement la ou les factures correspondantes.
• Méthode de paiement : Indiquez le canal (Virement, Chèque, Espèces, etc.) pour garder une comptabilité propre.
• Référence : (Optionnel) Notez le numéro de chèque ou l'ID du virement bancaire pour faciliter les rapprochements futurs.

➔ Cliquez sur Sauvegarder : La facture associée passe instantanément au statut Payé (ou Partiellement payé si le montant est inférieur au total).

2 Automatiser les paiements (Passerelles en ligne)

Le point fort d'Invoice Ninja est de permettre à vos clients de payer en un clic depuis leur facture reçue par e-mail en connectant un prestataire (comme Stripe, PayPal ou Mollie).

3 Remboursements et Avoirs

Si vous devez restituer de l'argent à un client (erreur de facturation, geste commercial, retour produit) :

• Allez dans l'onglet Paiements et ouvrez le paiement concerné.
• Cliquez sur le menu d'actions (les trois petits points ...) et choisissez Rembourser (Refund).

Vous pouvez effectuer un remboursement total ou partiel. Le système mettra à jour automatiquement le solde du client ainsi que l'état de la facture d'origine.

1 Créer un nouveau devis

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Devis.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouveau Devis (ou New Quote) en haut à droite.

2 Saisir les informations du devis

• Client : Sélectionnez le client. Ses informations de contact et de tarification s'affichent automatiquement.
• Numéro de devis : Généré automatiquement selon votre propre séquence (ex: DEV-2026-001).
• Date du devis : La date d'émission de la proposition commerciale.
• Lignes de produits : Ajoutez vos prestations ou produits, ajustez les quantités, les descriptions et les prix HT.

3 Options spécifiques aux Devis

En bas de la page, vous trouverez des options propres à la négociation commerciale :

• Notes publiques : Idéal pour préciser le périmètre de l'offre ou des détails techniques (ex: "Délai de réalisation : 3 semaines à compter de la validation").
• Termes : Rappelez ici les modalités de paiement liées au devis (ex: "Acompte de 30% exigé à la commande, solde à la livraison").

4 L'expérience client : Validation et Signature

Une fois le devis envoyé par e-mail, votre client clique sur le lien et arrive de manière fluide sur son Portail Client pour consulter le document.

1 Créer un crédit manuellement

Si vous souhaitez offrir un avoir commercial à un client (utilisable sur ses futurs achats) :

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Crédits.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouveau Crédit en haut à droite.
• Client : Sélectionnez le client concerné.
• Lignes de produits : Ajoutez le motif du crédit (ex: une ligne personnalisée GESTE-COMMERCIAL) et indiquez le montant HT à créditer.

➔ Cliquez sur Sauvegarder ou Envoyer : Le montant s'ajoute immédiatement au "Solde de crédit" de la fiche de votre client.

2 Créer un crédit à partir d'une facture existante (Le plus fréquent)

En cas d'erreur sur une facture déjà envoyée ou pour un retour d'article :

• Allez dans l'onglet Factures et ouvrez la facture concernée.
• Cliquez sur le bouton d'actions (les trois petits points ...) en haut à droite.
• Sélectionnez Plus puis Créer un crédit (ou Credit Invoice).

3 Comment utiliser un crédit ?

Une fois qu'un client possède un solde créditeur, il y a deux manières de l'utiliser :

1 Créer un nouveau Projet

Avant de suivre votre temps ou de créer des tâches, vous devez définir le cadre de votre mission :

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Projets.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouveau Projet (ou New Project) en haut à droite.
• Nom du projet : Donnez un titre clair et professionnel (ex: Refonte Site E-commerce). Ce nom peut apparaître sur la facture finale.
• Client : Sélectionnez le client concerné dans la liste déroulante.
• Taux horaire : Saisissez votre tarif à l'heure par défaut pour ce projet (ex: 50 €). Invoice Ninja l'utilisera pour calculer automatiquement le montant des heures cumulées.
• Budget / Date limite : (Optionnel) Renseignez un budget global en heures/argent ou une date de fin pour suivre l'avancement sur votre tableau de bord.

➔ Une fois les détails complétés, cliquez sur Sauvegarder en bas à droite.

2 Structure interne d'un Projet

Une fois le projet créé et ouvert, l'interface se divise en plusieurs onglets spécifiques pour le piloter :

3 Ajouter des Tâches au projet

Un projet se découpe en plusieurs livrables ou étapes de travail :

• ➔ Depuis l'intérieur de votre projet, allez sur l'onglet Tâches et cliquez sur + Nouvelle Tâche.
• Description : Nommez précisément l'action (ex: Intégration de la maquette Tailwind ou Configuration Docker et base de données).
• Statut : Vous pouvez lui attribuer un état (ex: À faire, En cours, ou Terminé) pour vous organiser visuellement.

4 Le Suivi du Temps (Chronomètre)

Pour comptabiliser vos heures sur une tâche, Invoice Ninja offre deux méthodes complémentaires :

1 Créer une Tâche depuis l'interface Invoice Ninja

Si vous souhaitez préparer votre liste de travail directement dans l'application :

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Tâches.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouvelle Tâche en haut à droite.
• Client : Sélectionnez le client à facturer.
• Projet : (Optionnel) Associez la tâche à un projet existant si vous souhaitez regrouper vos actions.
• Description : Saisissez l'intitulé du travail (ex: Intégration HTML/CSS de la page d'accueil).
• Taux horaire : Par défaut, le système applique le tarif du projet ou du client. Vous pouvez le surcharger ici si cette tâche a un tarif spécifique.

➔ Une fois les détails saisis, cliquez sur Sauvegarder.

2 Installer l'extension de navigateur (Time Tracker)

Pour suivre votre temps en direct de manière fluide pendant que vous codez ou travaillez, installez l'extension officielle (disponible sur Chrome, Firefox, Edge et Brave) :

• Rendez-vous sur le store de votre navigateur (ex: Chrome Web Store).
• Recherchez Invoice Ninja Time Tracker et cliquez sur Ajouter ou Installer.
• Une fois installée, épinglez l'icône (la petite horloge ou le ninja) dans votre barre d'outils pour l'avoir toujours sous les yeux.

3 Connecter l'extension à votre serveur Invoice Ninja

Avant la première utilisation, vous devez lier l'extension à votre instance grâce à une clé sécurisée (Jeton API).

4 Utiliser l'extension au quotidien

L'utilisation est pensée pour être totalement instantanée au milieu de vos sessions de travail :

1 Accéder à l'espace Fournisseurs

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur l'onglet Fournisseurs.
• ➔ Pour ajouter un nouveau partenaire, cliquez sur le bouton bleu + Nouveau Fournisseur (ou New Vendor) en haut à droite.

2 Remplir la fiche Fournisseur

L'interface est similaire à celle des clients, ce qui simplifie grandement la saisie :

3 Paramètres avancés et Devises

Si vous travaillez avec des prestataires basés à l'étranger (achat de licences logicielles, abonnements cloud SaaS...) :

• Devise : Vous pouvez attribuer une devise spécifique à ce fournisseur (ex: USD $). Les dépenses saisies pour lui seront automatiquement converties dans votre devise principale sur votre tableau de bord global.
• Identifiant fiscal : Renseignez son numéro de TVA intracommunautaire ou son identifiant national (ex: SIRET) pour automatiser la conformité de vos pièces justificatives.

1 Créer un nouveau Bon de Commande

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Bons de Commande.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouveau Bon de Commande (or New Purchase Order) en haut à droite.

2 Renseigner les informations de la commande

• Fournisseur : Sélectionnez le fournisseur créé précédemment. Ses coordonnées et sa devise s'affichent automatiquement.
• Numéro de commande : Généré automatiquement selon votre compteur interne (ex: BC-2026-001).
• Date de commande : La date à laquelle vous passez la commande.
• Date de livraison demandée : (Optionnel) Indiquez la date limite souhaitée pour la réception des produits.
• Lignes de produits : Ajoutez les articles ou prestations, avec les quantités et les prix d'achat convenus.

3 Options et conditions d'achat

En bas de page, adaptez les textes spécifiques aux flux d'achat :

• Notes publiques : Idéal pour transmettre des instructions de livraison précises (ex: "Livraison à l'adresse de l'atelier entre 8h et 12h").
• Termes : Rappelez les conditions de règlement convenues (ex: "Paiement par virement à 30 jours fin de mois après réception").

4 Envoi et Suivi des statuts

Une fois le document validé, envoyez-le par e-mail à votre fournisseur directement depuis l'interface pour suivre son évolution :

1 Enregistrer une nouvelle Dépense

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Dépenses.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouvelle Dépense (ou New Expense) en haut à droite.

2 Remplir les informations de la dépense

L'interface regroupe l'ensemble des éléments nécessaires à votre suivi comptable :

• Fournisseur : Sélectionnez le fournisseur concerné (créé lors des étapes précédentes).
• Catégorie : Choisissez la nature du frais (ex: Hébergement web, Fournitures de bureau, Déplacements). La liste est personnalisable dans vos paramètres généraux.
• Montant : Indiquez la somme totale payée.
• Taxe / TVA : Si vous récupérez la TVA, renseignez le taux appliqué pour que le système calcule automatiquement la ventilation HT et TTC.
• Date de la dépense : La date figurant sur votre reçu ou ticket de caisse d'origine.
• Mode de paiement : Spécifiez le canal de règlement (ex: Carte bancaire de l'entreprise, Virement).

3 Joindre un justificatif (Le réflexe "Zéro Papier")

En bas de la fiche, repérez la zone Documents ou Téléverser. Glissez-déposez simplement le PDF de votre facture ou la photo de votre ticket de caisse. Le fichier reste stocké en sécurité sur votre instance, directement relié à la ligne de frais.

4 Refacturer une dépense à un client (Outil Avancé)

Si vous avez effectué un achat ou un déplacement spécifiquement pour le compte de l'un de vos clients :

• Dans le champ Client, sélectionnez le client en question.
• Cochez la case Facturable (Billable).

1 Créer une nouvelle Dépense Récurrente

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Dépenses Récurrentes.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouvelle Dépense Récurrente en haut à droite.

2 Configurer la planification (Fréquence et Cycle)

C'est ici que vous déterminez le rythme de génération automatique de la dépense :

• Fréquence (Frequency) : Choisissez la périodicité de la sortie d'argent (ex: Mensuel pour un abonnement Internet, Annuel pour un nom de domaine).
• Date de début (Start Date) : Indiquez la date à laquelle la toute première écriture comptable doit être générée par le système.
• Date de fin (End Date) : (Optionnel) Utile pour un abonnement avec engagement de durée (ex: un contrat de 12 mois). Laissez vide si la dépense est à durée indéterminée.

3 Renseigner les détails financiers et comptables

Remplissez la fiche avec les éléments constants de la dépense :

• Fournisseur : Sélectionnez le prestataire concerné.
• Catégorie : Choisissez la catégorie comptable (ex: Logiciels/SaaS ou Hébergement).
• Montant : Indiquez la somme fixe qui sera prélevée à chaque échéance.
• Taxes : Configurez le taux de TVA appliqué par défaut pour automatiser complètement le calcul de votre taxe récupérable.

4 Associer la dépense automatique à un client (Optionnel)

Si cette dépense récurrente correspond à un outil ou un service que vous payez spécifiquement pour un client chaque mois (ex: l'hébergement du site d'un client que vous lui refacturez ensuite) :

• Sélectionnez le Client dans le champ dédié.
• Cochez la case Facturable (Billable).

1 Comprendre la différence entre Paiement et Transaction

Pour éviter toute confusion dans votre gestion comptable quotidienne :

2 Importer vos Transactions bancaires

Pour alimenter cette rubrique de pointage, deux méthodes sont possibles :

3 Le Rapprochement Bancaire (Matching)

Une fois vos transactions affichées à l'écran, le but est de les lier à vos factures ou à vos dépenses pour valider définitivement votre comptabilité :

• 🤝 Rapprochement Automatique : Invoice Ninja analyse intelligemment les montants, les dates et les libellés. Si une ligne bancaire correspond exactement à une facture émise, le système vous propose l'association. Vous n'avez plus qu'à cliquer sur Valider.
• 🔍 Rapprochement Manuel : Si le système ne trouve pas de correspondance seul (ex: un client qui règle deux factures distinctes via un unique virement global) :
  • Cliquez directement sur la transaction bancaire non lettrée.
  • Sélectionnez Associer à une facture ou Associer à une dépense.
  • Cochez les différents documents correspondants dans la liste pour solder le montant exact.

1 Accéder aux Rapports

• ➔ Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Rapports.
• ➔ Vous arrivez sur une page centrale regroupant plusieurs modèles de rapports analytiques prédéfinis.

2 Les principaux rapports à connaître

Invoice Ninja classe ses rapports par nature de flux. Voici les indispensables pour piloter votre activité au quotidien :

3 Personnaliser et Filtrer un Rapport

Chaque structure de données standard peut être affinée sur mesure :

• Sélection des colonnes : Ajoutez ou masquez des informations à la volée (ex: masquer le téléphone du client mais afficher son pays ou son groupe).
• Groupement avancé : Groupez les lignes par Client, par Produit ou par Mois pour identifier précisément quel service ou produit génère la plus grosse marge.

1 Accéder à la rubrique

• ➔ Rendez-vous tout en bas du menu latéral gauche et cliquez sur Paramètres (Settings).
• ➔ Dans le premier bloc d'options qui apparaît, cliquez sur Informations de l'entreprise (Company Details).

2 Onglet "Détails" : L'identité de votre structure

C'est ici que vous renseignez l'en-tête officiel de votre entreprise :

• Nom : Le nom officiel de votre société ou vos nom/prénom si vous êtes en entreprise individuelle (EI) ou micro-entreprise.
• Numéro de TVA : Si vous êtes assujetti, indiquez votre numéro de TVA intracommunautaire (ex: FRXX999999999).
• Site Web / Téléphone : Vos coordonnées de contact standard pour vos tiers.

3 Onglet "Adresse" : Le siège social

Remplissez l'adresse officielle de votre établissement : Ligne 1, Ville, Code Postal, Pays. Ces données seront automatiquement extraites pour être positionnées proprement en haut à gauche de l'ensemble de vos modèles de documents.

4 Onglet "Logo" : Votre image de marque

Pour rendre vos documents professionnels, glissez-déposez votre logo au format .png ou .jpg.

5 Le point clé pour la Facturation Électronique

La réglementation française demande parfois des mentions très spécifiques selon votre statut (ex: "Dispensé d'immatriculation au RCS", détails d'une assurance décennale obligatoire pour les artisans, etc.).

1 Accéder à la gestion des Utilisateurs

• ➔ Allez dans les Paramètres (menu latéral gauche, tout en bas).
• ➔ Dans le premier bloc de paramètres (section Gestion de l'entreprise), cliquez sur Utilisateurs (Users).
• ➔ Vous voyez la liste des personnes ayant accès à cette entreprise. Pour en ajouter une, cliquez sur le bouton bleu + Nouvel Utilisateur en haut à droite.

2 Renseigner la fiche de l'utilisateur

• Prénom / Nom : L'identité nominative de votre collaborateur.

3 Configurer les droits et permissions (Le contrôle d'accès)

C'est la partie cruciale pour la sécurité de votre gestion. Invoice Ninja vous permet de moduler les droits d'accès au cas par cas :

4 Activer la double authentification (2FA)

Pour renforcer la protection de votre instance (surtout si elle est hébergée sur un serveur cloud ouvert sur le web) : chaque utilisateur peut activer la double authentification depuis son profil personnel. En tant qu'administrateur, vous visualisez d'un coup d'œil dans votre liste d'utilisateurs qui a sécurisé son compte grâce à l'affichage d'un badge vert 2FA ou d'une icône de cadenas.

1 Accéder à la rubrique Localisation

• ➔ Allez dans les Paramètres (tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Gestion de l'entreprise, cliquez sur Localisation (Localization).

2 Paramètres régionaux par défaut

Ces réglages fondamentaux s'appliqueront automatiquement à l'ensemble de votre instance et à chaque nouveau client créé :

• Langue (Language) : Sélectionnez Français. Cela traduit instantanément l'interface pour vous, mais également le portail en ligne pour vos acheteurs.
• Devise (Currency) : Choisissez Euro - EUR (€) (ou votre devise de facturation principale).
• Fuseau horaire (Timezone) : Sélectionnez Europe/Paris. ⚠️ Point clé pour le Time Tracking : cela garantit que les heures de début et de fin de vos chronomètres soient parfaitement exactes sur vos rapports de temps.

3 Formats des dates et des nombres (La touche de professionnalisme)

Pour éviter toute confusion lors de la lecture d'une facture, les formats doivent être familiers à vos clients :

4 Premier jour de la semaine

Sélectionnez Lundi. Cela ajustera le calendrier interne de l'application et les graphiques de votre Tableau de bord pour que vos semaines d'activité soient calculées du lundi au dimanche soir.

1 Accéder aux Paramètres de paiement

• ➔ Allez dans les Paramètres (tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Facturation, cliquez sur Paramètres de paiement (Payment Settings).

2 Configurez les options générales (Règles de paiement)

Avant même d'associer une passerelle bancaire externe, définissez vos règles d'échéances par défaut :

• Conditions de paiement (Payment Terms) : Définissez le délai réglementaire standard accordé à vos tiers (ex: Payable à réception, Net 30 jours). Le système calculera automatiquement la date limite exacte sur vos futures factures.
• Frais de retard (Late Fees) : (Optionnel) Configurez l'application automatique de pénalités forfaitaires ou de pourcentages si une facture dépasse la date d'échéance.
• Montant minimum de paiement : Option pertinente pour restreindre les micro-paiements par carte bleue, qui génèrent souvent des frais fixes disproportionnés par transaction.

3 Connecter une passerelle de paiement (Le "Paiement en 1 clic")

C'est le cœur de votre automatisation financière. Pour ajouter un mode d'encaissement CB ou en ligne :

• Dans l'onglet supérieur Passerelles (Gateways), cliquez sur + Ajouter une passerelle (Add Gateway).
• Sélectionnez votre prestataire (les plus courants sont Stripe, PayPal ou Mollie).

4 L'expérience client et l'automatisation

Une fois la liaison établie avec votre prestataire de paiement, vos flux métiers se transforment :

1 Accéder aux Paramètres des taxes

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Facturation, cliquez sur Paramètres des taxes (Tax Settings).

2 Configurer les options générales (Comportement des taxes)

Avant d'entrer vos différents taux, définissez le comportement global de calcul de l'application :

3 Créer vos taux de TVA prédéfinis

Pour vous éviter une saisie manuelle redondante à chaque nouvelle facture, configurez vos taux usuels dans l'onglet Taux de taxe (Tax Rates) :

• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouveau taux de taxe (Add Tax Rate).
• Nom (Name) : Donnez un libellé clair qui apparaîtra sur le PDF final (ex: TVA 20%, TVA 5.5%).
• Taux (Rate) : Indiquez uniquement la valeur numérique (ex: 20 ou 5.5).

➔ Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer la ligne de taxe.

4 Cas particulier : Les Micro-entreprises (Franchise de base de TVA)

Si vous bénéficiez du statut d'auto-entrepreneur non assujetti à la TVA :

• • N'activez aucun taux de taxe sur vos lignes d'articles (laissez à 0% ou non configuré).

1 Accéder aux Réglages des produits

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Facturation, cliquez sur Réglages des produits (Product Settings).

2 Configurer les options de comportement

Invoice Ninja propose plusieurs interrupteurs clés pour adapter le comportement de votre catalogue à vos habitudes de travail :

3 Gestion des Stocks (Inventory Management)

Si votre activité ne se limite pas à la prestation de services numériques mais inclut la vente de produits physiques (matériel informatique, serveurs, composants) :

• • Cochez et activez l'option Suivi des stocks (Track Inventory).

4 Liaisons comptables par défaut

Pour optimiser votre vitesse de saisie et garantir votre conformité avec la réglementation, vous pouvez définir ici si tous vos nouveaux produits partagent par défaut le même taux de taxe (ex: imposer la TVA à 20% par défaut sur tout le catalogue). Cela vous évite de devoir la configurer manuellement à chaque création de fiche.

1 Accéder aux Réglages des tâches

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Facturation, cliquez sur Réglages des tâches (Task Settings).

2 Automatisation des statuts (Task Statuses)

Invoice Ninja fonctionne par défaut avec un système Kanban ou liste de statuts basiques. Dans cette section, vous pouvez optimiser vos workflows :

• • Personnaliser les étapes : Ajoutez des colonnes ou des statuts métiers adaptés à votre flux de développement (ex: En attente de retour client, En phase de test, Déployé).
• • Changement automatique : Activez l'option pour que, dès le clic sur le bouton de lecture (Play) du chronomètre d'une tâche, son état bascule de lui-même sur En cours.

3 Options de facturation du temps (Billing Options)

C'est le cœur de la configuration financière de vos livrables et projets :

4 Taux horaire par défaut

Définissez ici votre Tarif horaire de base standard (ex: 50 € / heure). Ce taux s'appliquera automatiquement à toutes les nouvelles tâches créées, à moins que vous ne décidiez de le surcharger manuellement à l'intérieur d'un projet spécifique ou directement sur la fiche d'un client particulier.

1 Accéder aux Réglages des dépenses

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Facturation, cliquez sur Réglages des dépenses (Expense Settings).

2 Configurez la Refacturation Client (Markup & Billing)

C'est l'option la plus puissante pour les prestataires de services qui achètent des ressources pour le compte d'un tiers (ex: hébergement web, nom de domaine) :

• 📈 Ajouter une marge par défaut (Default Markup) : Vous pouvez configurer un pourcentage de majoration automatique (ex: 10%). Si vous saisissez une dépense d'origine de 100 € liée à un compte client, Invoice Ninja générera un montant de 110 € lors de sa refacturation.
• 📄 Format de refacturation (Invoice Category) : Choisissez si la dépense répercutée doit apparaître sur la facture finale comme un produit classique ou s'il faut y joindre le justificatif d'achat initial.

3 Catégories de Dépenses (Expense Categories)

Pour que vos rapports annuels soient exploitables par votre cabinet comptable, créez des structures de tri standardisées dans l'onglet des catégories :

4 Devises et Taxes par défaut

• Devise par défaut : Définissez la monnaie principale de vos flux sortants (généralement l'Euro - EUR €).
• Calcul de la taxe : Déterminez si vous saisissez vos factures fournisseurs en Montant Brut (TTC) ou en Montant Net (HT).

1 Accéder aux Paramètres de flux de travail

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Facturation, cliquez sur Flux de travail (Workflow Settings).

2 Automatisation des Devis et Factures (Auto-convert)

Invoice Ninja peut enchaîner vos étapes métiers de manière totalement autonome pour optimiser votre temps de gestion :

3 Gestion des relances automatiques (Reminders)

Ne passez plus de temps à courir après les retards de paiement. Vous pouvez configurer jusqu'à 4 rappels successifs cadencés selon vos besoins :

💡 Note technique : Le système effectue une vérification cron en tâche de fond chaque nuit pour analyser les statuts et exécuter les envois sans aucune intervention de votre part.

4 Webhooks et Intégrations (Pour les projets Dev)

Destinée aux profils techniques, c'est la fonctionnalité d'extensibilité la plus puissante. Les Webhooks permettent à Invoice Ninja de notifier une application tierce via des requêtes HTTP POST dès qu'un événement métier se produit.

Fonctionnement : Renseignez l'URL de votre point de terminaison cible (API Node.js, fonction Serverless, webhook Make/Zapier) pour traiter la charge utile JSON reçue.

1 Accéder à la Gestion de comptes

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Gestion de l'entreprise (ou tout en bas du menu complet des paramètres), cliquez sur Gestion de comptes (Account Management).

2 Sauvegarde de sécurité : L'Export Global (Backup)

Avant toute manipulation majeure ou tout simplement pour archiver vos données comptables de manière régulière :

• • Repérez la section Exporter les données (Export Data).
• • Vous pouvez choisir d'exporter vos tables séparément au format CSV (Clients, Factures, Produits) ou de générer un Export JSON global.

3 Purger les données (Purger les données de test)

Cliquez sur le bouton Purger les données (Purge Data). Le système exige une double confirmation stricte (en saisissant manuellement le nom exact de votre entreprise ou votre mot de passe administrateur).

➔ Effet : Cette action supprime définitivement toutes les factures, devis, paiements, clients et tâches, mais conserve intacts vos configurations, taux de taxes, profils utilisateurs, modèles d'e-mails et designs de documents. Votre instance est prête pour la production.

4 Cloner l'entreprise (Multi-entreprise)

Si vous lancez une structure secondaire dissociée ou si vous désirez configurer un environnement de staging ou de test rigoureusement identique : l'option Cloner l'entreprise (Clone Company) duplique l'intégralité de vos configurations actuelles (paramètres système, automatisation des taxes, personnalisations visuelles) vers un nouveau profil vierge, vous évitant de longues heures de re-paramétrage manuel.

1 Accéder à la rubrique

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Selon votre version, cliquez sur Gestion de comptes (Account Management) ou Importer / Exporter dans le bloc système.

2 Sauvegarder (Exporter les données)

Invoice Ninja permet d'extraire vos données sous deux formes distinctes selon vos objectifs de maintenance :

3 Restaurer (Importer les données)

Si vous réinstallez l'outil suite à une panne ou si vous migrez vos données depuis une autre plateforme (ou une version antérieure) :

• • Dans la même rubrique, repérez la section Importer les données (Import Data).
• • Sélectionnez la source d'origine dans la liste déroulante (ex: Invoice Ninja, Freshbooks, Wave, ou Fichier CSV personnalisé).
• • Glissez-deposez votre sauvegarde (le fichier .json ou vos fichiers .csv).
• • Correspondance des champs (Mapping) : Si vous utilisez des fichiers CSV, Invoice Ninja affiche un tableau dynamique pour lier vos colonnes aux cases de l'application (ex: lier la colonne "Nom Client" au champ "Client Name").

➔ Une fois le mapping ou l'analyse terminés, cliquez sur Valider l'importation.

1 Accéder à la rubrique

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage en bas à gauche).
• ➔ Dans le bloc de menu, cliquez sur Importer / Exporter (Import / Export).

2 Exporter ses données (Sortie de données)

L'exportation vous permet de récupérer vos fichiers sous deux formats selon l'usage prévu :

👉 Action : Cochez les éléments souhaités, choisissez le format, puis cliquez sur le bouton bleu Exporter. Un fichier téléchargeable est généré instantanément.

3 Importer ses données (Entrée de données)

Si vous intégrez des fichiers pour la première fois, l'assistant intelligent structure votre import :

• • Dans l'onglet Importer, commencez par sélectionner la Source (le menu déroulant propose des profils pré-configurés comme Invoice Ninja v4/v5, Freshbooks, Wave, ou Fichier CSV).
• • Glissez-déposez votre fichier dans la zone dédiée.

1 Accéder au Design des factures

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Facturation, cliquez sur Design des factures (Invoice Design).

2 Choisir un modèle de base (General Settings)

Invoice Ninja inclut plusieurs dizaines de thèmes pré-conçus très professionnels (ex: Clean, Bold, Modern, Elegant) :

• • Dans l'onglet Options générales, utilisez le menu déroulant Design de la facture pour permuter les thèmes.
• • Aperçu en direct (Live Preview) : L'écran intègre une liseuse sur la droite. Chaque modification sur les options recharge instantanément le PDF de test pour analyser le rendu visuel en temps réel.
• • Veillez à régler la Taille de la page sur A4 (le standard européen) et ajustez les marges si votre logo ou vos tableaux coupent les bordures.

3 Personnaliser la charte graphique (Styling)

Pour aligner vos pièces comptables avec l'identité visuelle de votre marque ou de votre agence :

4 Structurer les blocs d'information (Page Layout)

L'onglet Mise en page permet de cocher précisément les éléments à afficher sur la structure finale :

• • En-tête de page (Header) : Choisissez d'afficher ou masquer vos informations de contact direct (téléphone, site web, e-mail dédié).
• • Tableau des articles (Product Columns) : Organisez l'affichage des lignes. Pour un prestataire de services ou développeur, l'ordre idéal est : Produit/Service ➔ Description ➔ Prix unitaire ➔ Quantité/Heures ➔ TVA (Taux) ➔ Total.
• • Bloc des totaux (Totals) : Assurez-vous de faire apparaître distinctement et séparément les lignes : Sous-total HT, Montant de la TVA (détaillé par taux), et Total TTC.

5 Insérer les Termes et Pieds de page (Notes & Footer)

C'est l'emplacement juridique stratégique de votre modèle. Tout en bas de l'interface de configuration, vous disposez de blocs textuels permanents :

1 Accéder à la rubrique

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans le menu des paramètres, cliquez sur Champs personnalisés (Custom Fields).

2 Comprendre l'organisation par modules

L'interface sépare les champs en plusieurs onglets selon l'emplacement logique de stockage de la donnée :

3 Créer et configurer un champ (Exemples concrets)

Pour chaque onglet, sélectionnez un emplacement libre, choisissez son format (généralement Texte ou Zone de texte pour les longs paragraphes) puis nommez l'étiquette.

4 Afficher les champs personnalisés sur le PDF de la facture

Créer les champs les rend visibles dans vos formulaires internes de saisie. Pour qu'ils s'impriment physiquement sur vos PDF, vous devez les activer graphiquement :

• 1. Allez dans Paramètres ➔ Design des factures.
• 2. Sélectionnez l'onglet supérieur Mise en page (Page Layout).
• 3. Déployez la section correspondante à votre champ (ex: Détails du client ou Détails de l'entreprise).
• 4. Cochez explicitement les cases des champs personnalisés créés pour forcer leur intégration sur le gabarit.

1 Accéder à la rubrique

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Facturation, cliquez sur Numérotation générée (Generated Numbers).

2 Choisir la logique de numérotation (Pattern Settings)

Invoice Ninja utilise des tokens dynamiques pour construire vos structures de numérotation automatiquement, vous évitant toute saisie manuelle redondante :

3 Configurer le Compteur (Counter Settings)

Pour chaque typologie de pièce, définissez le comportement précis du token numérique {$counter} :

• 🔢 Nombre de chiffres (Padding) : Configurez le volume de zéros non significatifs. Un padding fixé à 4 transformera la valeur 1 en 0001, assurant un alignement et un tri impeccables dans vos dossiers comptables.
• 🔄 Fréquence de réinitialisation (Reset Frequency) :
  • Si votre format inclut l'année (ex: FAC-2026-XXXX), basculez sur Annuelle. Chaque 1er janvier, le compteur repassera de lui-même à 0001.
  • Si vous n'intégrez pas l'année dans le pattern, laissez sur Jamais pour maintenir une suite numérique continue indéfiniment.

4 Séparer les compteurs par type de document

Veillez à ce que chaque nature de pièce commerciale possède sa propre racine distincte afin de cloisonner strictement vos journaux de ventes :

5 Définir le numéro de départ

Si vous migrez en cours d'année depuis un ancien logiciel de facturation, vous pouvez écraser la valeur actuelle du compteur (ex: saisir 42). La toute prochaine facture générée par Invoice Ninja héritera automatiquement du numéro 43, assurant la continuité chronologique légale de votre comptabilité.

1 Accéder à la rubrique

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans le menu des paramètres, cliquez sur Portail client (Client Portal).

2 Configuration générale (Settings)

Cette section régit les règles d'accès de vos tiers à leur espace sécurisé :

• • Autoriser l'inscription (Allow Registration) : Laissez cette option décochée si vous préférez restreindre l'accès. Vos clients recevront automatiquement leurs accès individuels cryptés lors de l'envoi de leur première facture par e-mail.
• • Connexion requise (Require Password) : Vous disposez de deux approches métiers selon votre cible :

  🔹 Désactivé (Recommandé pour la simplicité) : Le client clique sur le token unique présent dans l'e-mail et accède à sa facture directement, sans création de compte fastidieuse.

  🔹 Activé (Recommandé pour le B2B récurrent) : L'acheteur doit configurer un mot de passe lors de sa première visite. Parfait pour centraliser et sécuriser un historique complet de facturation.

3 Personnalisation visuelle (Authorization & Styling)

Le portail doit refléter l'image de votre marque pour inspirer confiance lors des transactions financières :

• • Domaine personnalisé (Subdomain) : Si vous utilisez une instance auto-hébergée (sur OMV, Docker, etc.), le portail répondra sur votre propre URL (ex: https://factures.monentreprise.fr/portal).
• • Style et Couleurs : Invoice Ninja applique automatiquement la charte définie dans la rubrique Design des factures (logo et couleur primaire hexadécimale). Les boutons d'action et les en-têtes héritent directement de votre identité visuelle.

4 Fonctionnalités et Droits du client (Features)

Modulez les permissions applicatives accordées à vos clients sur leur tableau de bord :

1 Accéder à la rubrique Facturation électronique

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans le menu des paramètres, cliquez sur Facturation électronique (Electronic Invoicing).

2 Activer le format Factur-X

Pour que vos factures soient reconnues comme des factures électroniques hybrides conformes :

• • Repérez l'interrupteur ou la case à cocher Activer Factur-X (Enable Factur-X).
• • Profil de conformité (Profile / Level) : Le système demande de choisir un niveau de données. Pour une gestion standard en France, sélectionnez le profil Basic ou Minimum. Ils intègrent toutes les métadonnées structurelles obligatoires (SIRET, montants HT/TTC, dates, TVA) sans alourdir inutilement le fichier généré.

3 Configurer le profil d'acheteur (Type de destinataire)

Le système structure l'arborescence du fichier XML embarqué selon la nature juridique de vos clients :

4 Associer les codes sémantiques (UNCL)

Pour que les plateformes de l'administration et les progiciels comptables tiers interprètent à coup sûr vos lignes de facturation, Invoice Ninja s'appuie sur les standards de codification internationaux :

• • Type de document : Le code normalisé standard pour une facture commerciale classique est le code 380.
• • Unités de mesure : Si vous facturez vos prestations de développement web à l'heure ou à la régie, vous devez mapper vos unités au référentiel (ex: le code HUR pour matérialiser les heures). Heureusement, Invoice Ninja pré-configure ces valeurs dès l'activation de la langue française.

5 Les points de vigilance pour valider la conformité

1 Accéder à la rubrique

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans le menu des paramètres, cliquez sur Modèles d'e-mails (Email Settings).

2 Configuration générale du serveur d'envoi (Mail Server)

Avant de rédiger vos structures de messages, assurez-vous de la bonne délivrabilité de vos courriels professionnels :

• • Adresse d'envoi (From Email) : Renseignez l'adresse email professionnelle officielle de votre structure (ex: contact@monentreprise.fr).
• • Signature globale : Configurez un bloc de signature permanent qui s'adjoindra automatiquement au bas de l'intégralité de vos correspondances (noms, titres, coordonnées légales et lien hypertexte de votre site web).

3 Personnaliser les modèles par type de document

L'interface propose un menu déroulant permettant de basculer d'un clic entre les différents flux de communication : Facture, Devis, Rappel, ou Paiement reçu. Vous pouvez éditer le sujet et le corps textuel de chaque gabarit.

4 Maîtriser les variables dynamiques (Tokens)

Les mots clés encadrés par des accolades, comme {$client.name}, matérialisent des variables d'injection. Invoice Ninja les remplace dynamiquement par les métadonnées de la base au moment de l'envoi.

5 Activer l'envoi des PDF en pièce jointe

Par défaut, Invoice Ninja invite l'utilisateur à transiter via le lien hypertexte sécurisé pour consulter le document sur le portail (ce qui vous permet d'avoir la certitude qu'il a ouvert le mail).

1 Accéder à la rubrique

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans la section Facturation, cliquez sur Flux de travail (Workflow Settings) puis basculez sur l'onglet supérieur Rappels (Reminders).

2 Planifier le calendrier des Rappels (Le rythme de relance)

Invoice Ninja vous permet de configurer jusqu'à 4 niveaux de rappels successifs. Pour chacun d'eux, définissez le déclencheur temporel :

3 Personnaliser le ton de chaque Modèle de Rappel

Chaque niveau de rappel possède son propre canevas textuel. Il est crucial d'adapter le ton de vos messages selon la récurrence de la relance :

4 Automatiser l'ajout de frais de retard (Late Fees)

Directement depuis cette interface, vous pouvez coupler l'envoi du courriel de relance avec une majoration financière :

Activez l'option Appliquer les frais de retard sur le Rappel 3 ou 4.

5 Les conditions d'arrêt automatique

Le système intègre une coupure de sécurité : chaque nuit, le script d'automatisation analyse l'état des factures en base. Dès qu'un client effectue son règlement en ligne (via Stripe/PayPal) ou dès que vous enregistrez manuellement la réception d'un virement, le document bascule sur le statut Payée. Le cycle des rappels se coupe instantanément, évitant ainsi l'envoi maladroit d'une relance à un compte déjà à jour.

1 Accéder à la rubrique

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans le menu des paramètres, cliquez sur Comptes bancaires (Bank Accounts).
• ➔ Pour ajouter votre banque, cliquez sur le bouton bleu + Nouveau compte bancaire en haut à droite.

2 Renseigner la fiche du compte (Pour affichage et virement)

C'est ici que vous configurez l'identité et les coordonnées de votre compte professionnel :

• Nom du compte (Account Name) : Indiquez un libellé interne clair (ex: Compte Courant BoursoBank Pro).
• Type de compte : Sélectionnez Courant (Checking) ou Épargne/Ligne de crédit selon le cas de figure.
• Identifiants bancaires : Renseignez proprement vos coordonnées internationales IBAN et BIC/SWIFT.

3 La synchronisation bancaire (Rapprochement automatisé)

Selon les modules actifs et les modalités d'hébergement de votre instance, vous pouvez activer le pontage en direct avec vos vrais flux financiers : repérez l'option Connecter le compte en ligne (Link Account).

L'application s'appuie sur des APIs bancaires sécurisées (telles que Yodlee ou Plaid) interopérables avec la quasi-totalité des néobanques et établissements pro français (Qonto, Shine, Boursorama, Crédit Agricole, etc.). Après authentification forte, Invoice Ninja importe automatiquement l'historique de vos lignes de relevés.

4 Associer les virements aux factures (Le rapprochement)

Une fois le flux bancaire synchronisé et actif dans votre onglet Transactions, le traitement comptable se fluidifie :

1 Accéder aux Paramètres de groupe

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans le menu des paramètres, cliquez sur Paramètres de groupe (Group Settings).
• ➔ Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton bleu + Nouveau groupe en haut à droite.

2 Définir les surcharges de configuration (Group Overrides)

À l'intérieur d'un groupe, vous surchargez les paramètres globaux de l'instance pour les adapter aux profils de vos clients :

3 Cas pratique : Le groupe "Maintenance & Support"

Configuration type et hautement recommandée pour l'administration de prestations numériques récurrentes :

4 Associer un client à un groupe

Une fois vos profils paramétrés, leur affectation opérationnelle s'effectue directement sur vos fiches tiers :

• 1. Allez dans l'onglet Clients du menu principal et modifiez la fiche du compte ciblé.
• 2. Dans le champ Groupe (Group), sélectionnez le nom du profil souhaité via le menu déroulant.
• 3. Cliquez sur Sauvegarder. Le compte client adopte à la seconde l'intégralité des masques et surcharges du groupe.

1 Comment ça marche ?

Contrairement à une facture classique émise pour un compte tiers spécifique, un lien de paiement est public, permanent et multi-utilisateur :

• • Vous configurez un lien générique adossé à un forfait ou un article (ex: Forfait Audit Web - 450 €).
• • Vous diffusez ce lien par e-mail, SMS, sur vos réseaux sociaux ou via un bouton d'action sur votre site vitrine.
• • Le prospect clique sur l'URL, remplit ses coordonnées de facturation et valide son règlement par CB.

2 Créer un lien de paiement dans l'interface

• 1. Allez dans le menu principal à gauche et cliquez sur Liens de paiement (Payment Links) ou passez par l'onglet de votre catalogue Produits.
• 2. Cliquez sur le bouton bleu + Nouveau lien de paiement.

Renseignez les champs indispensables :

• • Libellé (Title) : L'intitulé de la prestation visible par le client (ex: Acompte de démarrage de projet).
• • Produit (Product) : Associez le lien à une fiche de votre catalogue pour que les règles fiscales et votre taux de TVA (ex: 20%) s'appliquent automatiquement.
• • Montant (Amount) : Fixez le prix unitaire TTC/HT, ou laissez la case vide si vous souhaitez accorder au client la liberté de saisir lui-même la somme qu'il doit vous verser.

3 Configurer les options avancées

Dans le formulaire de création, vous pouvez affiner l'expérience utilisateur et restreindre l'usage du tunnel :

• • Redirection après paiement (Redirect URL) : Saisissez l'adresse d'atterrissage de votre choix (ex: https://mon-site.fr/merci). L'acheteur y sera automatiquement redirigé une fois sa carte bancaire débitée.
• • Champs requis : Forcez la saisie de métadonnées cruciales comme le numéro de SIRET ou de téléphone lors du checkout pour maintenir une base clients parfaitement saine et légale.
• • Limitation de quantité : Option pratique pour brider l'accès à une offre limitée dans le temps ou en volume (ex: désactiver automatiquement l'URL après 5 encaissements).

4 Intégration technique (Pour votre site web)

Une fois la configuration enregistrée, Invoice Ninja génère deux formats d'exploitation :

1 Accéder à la rubrique Planifications

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans le menu des paramètres, cliquez sur Planifications (Schedules) ou accédez directement à Factures Récurrentes (Recurring Invoices) depuis le menu principal.
• ➔ Cliquez sur le bouton bleu + Nouvelle planification / facture récurrente.

2 Configurer la fréquence (Fréquence d'envoi)

Le cœur de la planification repose sur le choix et la cadence de votre cycle de facturation :

• • Fréquence : Sélectionnez l'intervalle idéal via le menu déroulant (Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel, Annuel). Pour un contrat de support ou de maintenance web, le cycle Mensuel ou Annuel constitue le standard métier.
• • Date de début (Start Date) : Choisissez le jour exact où la toute première facture automatique doit se déclencher.
• • Date de fin (End Date) : (Optionnel) Laissez ce champ vide si le contrat s'exécute à durée indéterminée (tacite reconduction), ou fixez un terme si la prestation est bridée sur 12 mois.

3 Choisir le mode d'action (Comportement automatique)

Invoice Ninja offre deux niveaux d'automatisation distincts pour s'adapter à vos flux de contrôle :

4 Coupler avec le Prélèvement Automatique (Auto-Bill)

Si vous avez couplé une passerelle de paiement tierce comme Stripe à votre instance, activez l'option Prélèvement automatique (Auto-Bill) sur le modèle récurrent.

5 Utiliser les variables de dates dynamiques

Pour éviter que vos factures automatisées n'arborent un libellé textuel strictement identique et figé chaque mois, intégrez des tokens temporels au sein de vos descriptions d'articles :

1 Accéder à la Gestion des utilisateurs

• ➔ Allez dans les Paramètres (icône d'engrenage tout en bas du menu latéral gauche).
• ➔ Dans le menu des paramètres, cliquez sur Gestion des utilisateurs (User Management).
• ➔ Pour inviter un collaborateur, cliquez sur le bouton bleu + Nouvel utilisateur en haut à droite.

2 Inviter un nouvel utilisateur

Pour accorder un accès à un tiers, renseignez la fiche d'identité de votre collaborateur :

• • Prénom / Nom : Les informations nominatives d'identification qui s'afficheront dans l'historique global des actions de l'instance.
• • E-mail : L'adresse de messagerie sur laquelle le collaborateur recevra son invitation sécurisée avec jeton unique pour configurer son mot de passe de session.

3 Configurer les Rôles et Autorisations (Permissions)

4 Suivre l'activité (Audit Log)

Dès que la collaboration multi-utilisateur est active, Invoice Ninja assure une traçabilité absolue des flux, indispensable pour auditer une anomalie de saisie : chaque facture, devis ou encaissement affiche un journal d'audit en bas de page indiquant précisément quel utilisateur a créé, altéré, envoyé ou soldé la pièce, avec un horodatage à la seconde.